NOSSOS SERVIÇOS EM MENOS DE 10 MINUTOS

"Armazenar" para nós é sinônimo de BACKUP

Quantos backup (copias) de suas notas fiscais são realizados por dia na sua empresa? Esse assunto para o BAU DAS NOTAS é coisa quase paranóica, veja, temos clientes que armazenam poucos arquivos por mês, por outro lado, os valores desses documentos chegam a milhões de reais, imagina se uma fiscalização solicite esses arquivos e o mesmo não esteja disponivél nesse momento?

Veja a multa por não apresentação do arquivo fiscal pelo destinatário é de 35% sobre o valor (SAIBA MAIS), gerando um outro auto de infração para o emissor de 50% do valor. Agora imagina senão existir o arquivo em nosso servidor e não tenha mais ele no micro da empresa. Quem paga a multa?

Bom, se a culpa for nossa, teremos que acionar nosso SEGURO DE RESPONSABILIDADE CIVIL, mais temos que ser insistentes nesse assunto, realizamos um backup de todos os arquivos que a empresa transmite diariamente, a cada 2 (duas) horas, uma nova rotina é executada automaticamente e efetua a transferência e atualização de outro servidor e a cada 30 minutos um terceiro servidor é acionado para efetuar o backup do segundo servidor e ainda damos a possibilidade de realizar um quarto backup para a maquina do escritorio de contabilidade ou a empresa, realmente, levamos a sério o ditado: SEGURO MORREU DE VELHO.

"Receber" arquivo de seus fornecedores

O procedimento mais comum utilizado atualmente e o recebimento do arquivo via email gerando assim uma necessidade de organização desses documentos em pastas, transferência para outros sistemas, enfim, um trabalho de analise que demanda tempo. Sem falar que, uma empresa que centraliza todos os seus comunicados em uma unica conta de email, corre o risco de encher sua caixa postal e perder o arquivo enviado.

O BAU DAS NOTAS criou alguns serviços interessantes para resolver essa questão, primeiramente podemos acessar sua conta de email via web e importar todos os seus arquivos, facilitando assim a implantação. Sua empresa passa a ter um novo email para esse fim fazendo com que após o recebimento desse email o sistema automaticamente efetue o armazenamento, verifique e comunique todos os envolvidos no serviço: (fornecedor, destinatario e respectivos contadores).

Os arquivos recebidos são NF-e, Cartas de Correção, NF-e Canceladas, etc. e possuimos um serviço de BACKUP que caso nosso servidor de email principal entre em manutenção o mesmo realiza desvio do recebimento desses email e ao retornar o serviço é reenviado e processado.

Minha empresa envia o XML para o cliente.

Parabéns. Você atende uma opção da legislação vigente.(VEJA AQUI) Mas e se por caso a caixa postal do seu cliente estiver cheia, o email deixou de existir, o registro da conta expirou, se ele pegou um vírus, enfim, como você monitora isso? Enviar somente o arquivo não tira a responsabilidade sobre o pagamento de qualquer multa que venha a ser cobrada da sua empresa, temos também a questão do MANIFESTO DO DESTINATÁRIO (SAIBA MAIS) que já foi homologado e aprovado e está sendo implantado em todo territorio nacional e irá exigir do destinatario a confirmação do recebimento do arquivo, evitando assim possivéis multas e cancelamentos de registros no SPED, como sua empresa está cuidando disso?

Seu contador armazena seus arquivos XML?

Uma prática muito comum (desde que começou o assunto sobre o armazenamento dos arquivos XML) é que muitas empresas repassam para o contador a responsabilidade pelo armazenamento de seus arquivos XML e esquecem que seus clientes não conseguem acessar os arquivos diretamente com esse profissional, já que o mesmo presta o serviço para sua empresa e não para seus clientes (destinatários).

O contabilista, apesar de toda sua boa vontade, e consciente da lei, muitas vezes se utiliza de computadores que são levados a acreditar se tratar de servidores dedicados e por aí começamos a questionar esse serviço, pois um servidor não é um computador comprado nas Lojas de Departamentos famosas e nem tão pouco um micro montado no Paraguai com as melhores características e acessórios. (Veja aqui uma configuração de servidor).

Qualquer Gerente de TI ou profissional da área de informática sabe que ter um servidor é somente um item na lista de vários outros: SALA CLEAN, CABOS CERTIFICADOS, SISTEMAS ORIGINAIS, LINKS DEDICADOS, LICENÇA DE BANCO DE DADOS e PROFISSIONAIS BEM PAGOS E CAPACITADOS. Enfim, para garantir a segurança e a integridade de seus arquivos é necessário muito mais que um ar condicionado e uma tomada.

Em nossas visitas diárias, presenciamos nos escritórios contábeis e empresas essas máquinas tidas como "servidores" e utilizadas como terminais de faturamento, acessando redes sociais, e-mail, vídeos, etc., com sistemas operacionais obsoletos, ambientes inadequados e, infelizmente, muitos com sua vida útil comprometida. Assim, levando em consideração que a lei é muito clara sobre esse assunto de armazenamento, procuramos e não entendemos, em momento algum, que tal serviço seja de responsabilidade do seu contador e, mesmo que tenha todo esse aparato tecnológico, com certeza não terá nossos custos e serviços.

Salvar arquivo em pasta? Nem Pensar!

Salvar arquivos em pastas é um procedimento mais do que comum nas empresas: Cria-se uma pasta chamada NFe e começam a guardar ali, separados por cliente ou CNPJ. Coloca-se por ordem de data ou mês e ano. Enfim, se organizam os arquivos em um único lugar para facilitar a pesquisa. Não podemos esquecer que se uma empresa fatura e recebe diariamente algo em torno de 200 arquivos, em 1 (um) ano (24dd x 12) já terá algo em torno de 57600 arquivos distribuídos nesse sistema de armazenamento e, no final de 5 anos, +/- 288.000. Levando-se em conta uma carteira de 500 clientes, sua empresa precisa de sistemas rápidos e de fácil acesso para disponibilizar isso a esses clientes.

O BAÚ DAS NOTAS vai um pouco além que essa organização. Salva tudo em BANCO DE DADOS e organiza as pesquisas em tabelas que permitem a extração imediata das informações e não compromete a performance de qualquer outro cliente que esteja, por exemplo, enviando ou baixando seus arquivos XML. A esse diferencial acrescenta-se a criptografia e compactação. Realmente, salvar seus arquivos em pastas, nem pensar...

O que armazenamos para sua empresa?

CTe, Eventos, CCe, Canceladas,EFD (SPED), NFS-e, Entrada e Saídas e todos os arquivos digitais que são adotados no sistema SPED (o arquivo de Escrita Fiscal Digital); registros de acesso de seus clientes e usuários (contadores, etc.), cadastro de e-mails de clientes, fornecedores e contadores, registro de atividades da sua empresa e logomarca da empresa. Enfim, estamos preparados para qualquer tipo de arquivo que ajude a sua empresa a se organizar e atender os seus colaboradores, clientes, contador e fiscalização.

Personalização de Acesso e sub-dominio?

Configuramos um subdomínio exclusivo para sua empresa, permitindo que seus destinatários e contadores quando acessarem suas NF-e tenham a certeza que estão entrando em um ambiente destinado por sua empresa. Veja um exemplo aqui

Inovamos no aviso de armazenamento

Dentro do arquivo XML existe a opção de registrar o e-mail, uma vez detectado por nosso sistema o mesmo envia automaticamente, desde o primeiro arquivo, um aviso para o destinatário, seja por e-mail ou via SMS, de maneira transparente e rápida. Adotamos o envio do SMS para resolver o problema dos destinatários que não possuem computador em seus estabelecimentos comerciais ou não possuem e-mail.

Relatorios Contábeis

Sua empresa e seus destinatários passam a contar com diversos relatórios de análises contábeis que permitirão, em qualquer lugar e hora, a consolidação de dados e valores negociados; sua empresa entra na era da internet sem custos e sem complicação.

Monitoramento online

Você saberá quem acessou e baixou os arquivos hospedados e acompanhará os usuários que visitarem, a cada novo envio de arquivo ao destinatário.

Painel Exclusivo do Destinatario

Sua empresa irá prestar um excelente serviço para o destinatário de suas NF-e ou CT-e, pois contará com um painel criado exclusivamente para esse fim, permitindo assim que a qualquer momento o seu cliente veja e analise os arquivos hospedados.

"TESTE AGORA"

Uma solução com todos os argumentos que constam nesta pagina e em outras tem que permitir ser testada, assim, entre em contato agora com nosso suporte online e saiba como fazer isso.

"UM ÚNICO ARQUIVO ARMAZENADO GERA DEZENAS DE SERVIÇOS À SUA DISPOSIÇÃO"